Note d’information sur le dispositif de remboursement

Chers adhérents

 

Comme vous tous, nous subissons en cette période les conséquences d’une situation sanitaire qui n’a de cesse d’évoluer et rendent l’organisation des entreprises ainsi que des associations très difficile. Les protocoles varient d’un mois sur l’autre et nous faisons tout notre possible pour gérer au mieux cette situation, c’est pour cela que nous comptons sur votre compréhension et votre patience pendant ces temps compliqués.

 

Nous avons dû prendre des décisions dans un temps très (trop) court afin de répondre à vos divers messages et attentes. Il est essentiel de vous rappeler que le LOU RECANTOU est dirigé par des bénévoles qui partage leurs temps entre vie professionnelle et vie associative. Vous comprendrez donc que la partie administrative demande énormément de temps.

 

Dans ce contexte et ce cadre de travail compliqué, nous avons pris des décisions concernant le dispositif de remboursement des adhésions pour les activités qui ont dû cesser temporairement.

 

1 : Le chèque du premier trimestre ne peut être rendu car il y est inclus le montant de l’adhésion ainsi que l’assurance ou licence des activités. Ils seront encaissés le 20 novembre 2020 pour couvrir les frais actuels des activités, les coûts d’achats des produits sanitaires liés à la covid, les salaires de septembre et octobre ainsi que licences et assurances.

2 : il a été décidé de retourner aux adhérents le chèque de paiement du second trimestre pour toutes les activités impactées par les protocoles sanitaires actuels impliquant l’arrêt des cours. Ce remboursement se fera courant janvier afin de nous laisser le temps de tout organiser. Pour les personnes souhaitant être solidaire avec l’association vous pouvez envoyer un mail stipulant que vous ne souhaitez pas le remboursement et vous en remercions par avance.

3 : les coupons sports et chèques vacances ne sont pas remboursables.

: le chèque du troisième trimestre sera conservé par l’association. Celui-ci sera encaissable à partir du 1er avril 2021 si les activités ont pu redémarrer pour cette période. Sinon les chèques seront retournés à leurs propriétaires ou un remboursement au prorata des heures de cours effectués durant cette période.

5 : pour les adhérents qui souhaiteraient un remboursement total des inscriptions, le remboursement se fera sous plusieurs conditions :

  • Les montants de l’adhésion ainsi que celui de l’assurance qui sont compris dans le montant total de l’inscription ne seront pas remboursés.
  • Le remboursement se fera au prorata du nombre de cours ayant été effectué par le professeur durant la période.
  • Pour des raisons de lourdeur et complexité administrative, tous les adhérents qui décideront d’utiliser ce dispositif seront définitivement désinscrit de l’association jusqu’à la fin de la saison 2020-2021 ; soit à partir du moment où ils auront demandé le remboursement jusqu’à fin juin 2021 sans possibilité de revenir. Ils pourront se réinscrire pour la saison 2021-2022.
  • Les remboursements seront réalisés sous une période de trois mois afin que nous puissions avoir le temps nécessaire à la mise en place du dispositif de remboursement.
  • Les remboursements ne se feront que sur la demande précise des adhérents par lettre ou courriel stipulant qu’ils ont bien compris et accepte les différents engagements de ce dispositif et qu’ils souhaitent tout de même le remboursement total (voir détaille calcul remboursement) de leurs paiements.

(Le remboursement se fera comme suit :  le montant de la cotisation, moins l’adhésion et l’assurance, la somme restante au prorata des cours ayant été effectué par le professeur.)

En vous souhaitant bon courage en ces temps difficiles.

Le 6 novembre 2020

Le Trésorier du Lou RECANTOU     Le Président du Lou RECANTOU

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